n8n 工作流：AI 起草邮件回复，Slack 审批

原文要点

这是 n8n 模板库中的免费工作流（编号 19888）。流程：每分钟触发检查 Gmail INBOX 新邮件，过滤 no-reply、mailer-daemon 等自动发件人；用 OpenAI gpt-4o-mini 分类邮件是否需要人工回复；需要回复的交给带 Cognee 知识库检索的 OpenAI agent（同样 gpt-4o-mini）起草有依据的回复；在同一 Gmail 线程创建草稿并把预览发到 Slack 等待批准或拒绝；审批状态、时间戳、发件人、主题和草稿文本记录到 Google Sheets；任一步失败会把格式化后的错误详情发到 Slack 告警。需要 Gmail OAuth2、OpenAI API、Cognee API、Slack、Google Sheets OAuth2 五套凭证，并需指定 Cognee 数据集、Slack 频道 ID、表格 ID 与列名。

这次做成什么

在 n8n 中搭建“邮件分类→知识库起草→Slack 人工审批→表格留痕”的邮件回复流水线，并按模板要求的字段映射接通五个外部服务。模板本身在 n8n.io/workflows/19888 免费，OpenAI、Cognee 等 API 调用可能另行计费，本站不提供可导入的 JSON 文件。

准备什么

• 一个 n8n 实例（云端或自托管），并能访问 n8n.io 模板页下载该免费模板
• Gmail 账号的 OAuth2 凭证，且收件与建草稿使用同一账号
• OpenAI API key，且账户可用 gpt-4o-mini 模型
• Cognee API 凭证及已灌入公司资料的检索数据集
• Slack 工作区应用凭证和两个频道 ID、Google Sheets OAuth2 凭证与建好列的表格

具体怎么做

1. 导入模板并配 Gmail 触发器

   在 n8n.io/workflows/19888 页面下载模板并导入你的实例。打开 Gmail Trigger 节点，连接 Gmail OAuth2 凭证，轮询间隔保持模板默认的每分钟，监控 INBOX。其后的过滤节点按模板逻辑跳过发件人含 no-reply、mailer-daemon 的邮件，先用下方案例数据点 Execute 验证过滤生效。

2. 配置分类与起草两个 OpenAI 节点

   分类节点连接 OpenAI 凭证，模型选 gpt-4o-mini，把邮件主题与正文注入判断提示（见 artifacts 第一条），输出结构化的是否需要回复结论。起草节点为 OpenAI Agent，模型同为 gpt-4o-mini，挂接 Cognee 检索工具，在凭证处填 Cognee API key，并将数据集名设为模板示例的 cognee_3rd_workflow_dataset 或你自己的数据集，系统提示用 artifacts 第二条。

3. 接 Gmail 草稿与 Slack 审批分支

   Gmail 节点操作为创建 Draft，thread 字段映射触发器输出的邮件 threadId，使草稿落在原线程。Slack 节点把发件人、主题、草稿预览发到审批频道，用模板的批准/拒绝交互收结果；批准则走保留草稿分支，拒绝走丢弃分支，两条分支汇合后进入 Sheets 节点。

4. 配置 Sheets 留痕与错误告警

   Sheets 节点连接 OAuth2 凭证，填模板要求的 spreadsheet ID 与 sheet 名，列映射为 Timestamp、From、Subject、Draft、Approval Status 五列。最后确认模板的错误处理路径：任一节点的失败输出接入格式化节点，把节点名与错误信息发到 Slack 告警频道，填好告警频道 ID 后激活工作流。

可直接复制的材料

你是邮件分类器。根据下面的邮件判断是否需要真人回复。输出只能是 JSON：{"needs_reply": true 或 false, "reason": "一句话理由"}。判定为 false 的典型情况：营销推送、自动通知、系统账单、订阅确认。判定为 true 的情况：直接向收件人提问、请求行动、投诉或合作咨询。邮件主题：{{ $json.subject }}；邮件正文：{{ $json.snippet }}

你是公司客服起草助手。先调用 Cognee 检索工具查询与邮件问题相关的公司资料，再基于检索到的内容起草中文或原文语言的回复草稿。要求：只使用检索到的信息作答，检索不到的内容明确写“需要人工确认”；语气礼貌简洁，不超过 200 字；草稿末尾不加署名占位符以外内容。

{"emails":[{"id":"t1","from":"newsletter@shop-example.com","threadId":"th_a01","subject":"本周特惠：全场八折","snippet":"点击查看本周促销商品……","expect":"needs_reply=false，不进入起草"},{"id":"t2","from":"lina@partner-example.cn","threadId":"th_b02","subject":"关于续约价格的问题","snippet":"你好，我们想了解下个年度续约的折扣政策和付款方式，请回复。","expect":"needs_reply=true，走 Cognee 起草并在 Slack 出现审批预览"},{"id":"t3","from":"mailer-daemon@mail-example.org","threadId":"th_c03","subject":"Delivery Status Notification","snippet":"投递失败通知","expect":"被自动发件人过滤器直接跳过"}]}

{"spreadsheetId":"替换为你的表格ID","sheetName":"邮件审批记录","columns":["Timestamp","From","Subject","Draft","Approval Status"],"rowExample":["2026-09-24 10:31","lina@partner-example.cn","关于续约价格的问题","您好，根据资料……","Approved"]}

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际运行模板，草稿内容取决于你 Cognee 数据集中的真实资料。

输入

触发器收到测试邮件 t2：发件人 lina@partner-example.cn，主题“关于续约价格的问题”，正文询问年度续约折扣政策和付款方式

对应输出

分类节点输出 {"needs_reply": true, "reason": "客户直接询问续约政策"}；起草节点经 Cognee 检索生成草稿“您好，根据公司续约政策……”；Gmail 在 th_b02 线程出现草稿；Slack 审批频道收到含发件人、主题、草稿预览的消息；点击批准后 Sheets 新增一行，Approval Status 为 Approved。

做完检查这些

• Gmail Trigger 每分钟轮询生效，no-reply 与 mailer-daemon 邮件被过滤不进入后续节点
• 分类节点对咨询类测试邮件输出 needs_reply=true，对营销邮件输出 false
• 起草节点的回复引用了 Cognee 数据集中可核对的内容，未凭空编造政策
• Gmail 草稿出现在原邮件线程而非新邮件
• Slack 审批消息发出后，批准与拒绝两种操作都能使 Sheets 写入对应状态
• 手动让某节点报错（如填错表格 ID）时，Slack 告警频道收到含错误详情的消息

容易卡住的地方

• 草稿与触发器必须使用同一 Gmail 账号的 OAuth2 凭证，否则草稿建到别的邮箱
• Cognee 数据集未灌入公司资料时，起草质量差，应先上传文档再测试
• Slack 审批需要模板对应的应用权限，频道 ID 填错会静默发不出去
• Sheets 缺列或列名不一致会导致写入失败，需与模板要求的五列完全一致
• OpenAI 与 Cognee API 调用按各自计费，模板免费不代表运行免费
• 每分钟轮询在邮件量大时执行次数多，注意 n8n 实例的执行额度