供应商发票自动核对与异常退回

原文要点

原模板由Hamza Jamal Janjua发布，流程为：Gmail指定标签收到带附件邮件触发，过滤PDF并提取文本，OpenAI把发票文本转成供应商、发票号、PO号、日期、币种、总额与明细行等结构化字段；再从Google Sheets读SupplierMaster、OpenPurchaseOrders、Ledger三表跑重复、税额、PO匹配、日期合理性等八项检查。全过且金额低于限额写入Ledger，超额发Slack求人工签核，任一失败写入Exceptions并把编号问题清单回邮供应商。阈值集中在Code节点顶部：小计加税的舍入容差、超PO比例、发票最大账龄、签核限额、合法税率（默认0和5，面向阿联酋）。

这次做成什么

在本站练成一套可跑通的发票自动核对流程：从收信、提取、八项校验到入账/签核/退回三分支全部连通，并用一张合成测试发票验证三条路径各自走到正确出口。

准备什么

• 一个可收信的Gmail账号，并建好专门接收发票的标签，记住其标签ID
• OpenAI API凭据，用于发票文本结构化提取
• 一个Google Sheets，含SupplierMaster、OpenPurchaseOrders、Ledger、Exceptions四个分页且列名齐全
• 一个Slack工作区及应付账款频道，用于超额签核与异常告警
• n8n实例（自托管或云）并能配置Gmail Trigger

具体怎么做

1. 接触发器并限定标签

   新建工作流，放Gmail Trigger，绑定Gmail凭据，把Label IDs设为发票专用标签ID，选项里打开附件下载。手工把一封带PDF的测试邮件打上该标签，点Execute previous node确认能拿到邮件与附件二进制。

2. 过滤PDF并提取文本

   接IF节点判断附件mimeType等于application/pdf，非PDF直接忽略；PDF分支接Extract from File节点读取文本。输出应为整段发票纯文本，若为空说明PDF是扫描件，需要另接OCR，这是本流程的已知边界。

3. OpenAI结构化提取

   用OpenAI节点，提示词要求只返回JSON：supplier_name、invoice_number、po_number、invoice_date、currency、subtotal、tax_amount、total、line_items数组。后面接Set或Code节点把JSON.parse结果铺平成字段，供校验使用。

4. 读三表跑八项检查

   用三个Google Sheets节点分别读SupplierMaster（supplier_name、supplier_email、po_required、default_approver）、OpenPurchaseOrders（po_number、remaining_value、currency、approver_email）、Ledger（已入账记录）。接Code节点，把阈值常量写在顶部，依次检查：发票号是否已在Ledger重复、小计加税是否等于总额（容差内）、税率是否在VALID_TAX_RATES内、PO是否存在、金额是否超PO剩余值过多、发票日期是否过老、供应商是否在主数据、必填字段是否缺失；每条失败push进failures数组。

5. 三分支输出

   Code节点后接Switch：failures为空且total≤APPROVAL_LIMIT走Ledger分支，用Google Sheets追加一行入账；failures为空但超额走Slack分支，向应付频道发含发票号、金额、default_approver的签核请求；failures非空走异常分支，先追加到Exceptions表，再用Gmail节点按supplier_email回邮，正文把failures编号列出请供应商更正。

6. 用合成数据端到端验证

   先用金额低于限额且PO完全匹配的测试发票跑一遍，确认Ledger多一行；再把金额改到限额以上重跑，确认Slack收到消息；最后把税率改成VALID_TAX_RATES之外的值重跑，确认Exceptions新增记录且供应商邮箱收到编号问题清单。

可直接复制的材料

// 站点独立编写的阈值示例，数值请按本公司财务政策替换
const ROUNDING_TOLERANCE = 0.02;   // 小计+税与总额允许差
const PO_OVERSHOOT_PCT = 0.05;     // 发票可超PO剩余值的比例
const MAX_INVOICE_AGE_DAYS = 90;   // 发票最大账龄
const APPROVAL_LIMIT = 5000;       // 超过此金额需Slack人工签核
const VALID_TAX_RATES = [0, 5];    // 原模板默认面向阿联酋，改成本国税率
const failures = [];
// 检查示例：把每个不通过项push进failures，将成为回邮中的一行
if (Math.abs(inv.subtotal + inv.tax_amount - inv.total) > ROUNDING_TOLERANCE) {
  failures.push('小计加税不等于发票总额，差额超出容差');
}
if (!VALID_TAX_RATES.includes(inv.tax_rate)) {
  failures.push('税率 ' + inv.tax_rate + '% 不在合法税率清单内');
}
return [{ json: { ...inv, failures } }];

SupplierMaster 分页（CSV）：
supplier_name,supplier_email,po_required,default_approver
绿洲办公用品公司,ap@oasis-example.com,true,finance-li@example.com
北辰印刷服务,billing@beichen-example.com,false,finance-li@example.com

OpenPurchaseOrders 分页（CSV）：
po_number,remaining_value,currency,approver_email
PO-2026-0118,12000,AED,procurement@example.com
PO-2026-0131,3500,AED,procurement@example.com

你是发票信息提取器。阅读下面的发票文本，只输出一个JSON对象，不要任何解释、不要代码块标记。字段：supplier_name（字符串）、invoice_number（字符串）、po_number（字符串，无则空字符串）、invoice_date（YYYY-MM-DD）、currency（三字母代码）、subtotal（数字）、tax_rate（数字，百分数）、tax_amount（数字）、total（数字）、line_items（数组，每项含description、quantity、unit_price、amount）。金额一律用数字不带千分位。无法确定的字段用空字符串或0。

发票文本：
{{ $json.pdfText }}

输入与输出示例

本站虚构演示，非原作者运行结果；分支走向取决于你设定的APPROVAL_LIMIT。

输入

测试邮件附件invoice-A.pdf文本：绿洲办公用品公司，发票号INV-8841，PO号PO-2026-0118，日期2026-09-10，币种AED，小计8000.00，税率5%，税额400.00，总额8400.00，明细2行。APPROVAL_LIMIT设为5000。

对应输出

检查全部通过但total=8400>APPROVAL_LIMIT=5000，走Slack分支。Slack消息示意：「请签核发票 INV-8841 / 绿洲办公用品公司 / AED 8400.00 / PO-2026-0118 / 默认签核人 finance-li@example.com」。Ledger不新增行，Exceptions不新增行。

做完检查这些

• 过滤后只有PDF进入提取，非PDF附件被静默跳过且不产生异常记录
• 低于限额且全过的发票在Ledger追加一行，字段与提取结果一致
• 超额发票在Slack频道产生一条含发票号与金额的签核消息，且Ledger不写入
• 含非法税率的测试发票进入Exceptions，且supplier_email收到带编号问题清单的回邮
• Ledger中已存在的发票号再次提交时被重复检查拦截

容易卡住的地方

• 扫描件PDF提取不出文本，流程会拿到空字符串，需另加OCR节点，原模板未覆盖
• VALID_TAX_RATES默认是阿联酋的0和5，不改成适用税率会批量误判
• Gmail标签ID不是标签显示名，填错会导致触发器一直静默不触发
• Google Sheets四个分页的列名必须与节点映射一致，改名后追加会失败或错列
• 回邮节点直接发给supplier_email，测试阶段务必用合成邮箱，避免把问题清单发给真实供应商