网站表单新线索：AI判紧急度、自动回信并两天后跟催

原文要点

原模板接收网站表单POST到webhook，字段为name、email、phone、message；OpenAI结合业务设置标注请求类型和紧急度，并生成回信主题/正文与跟进话术；Gmail立即回信，Slack发团队通知，Google Sheets的Leads页追加一行且Status=New；等待两天后用email回查表格，只有Status仍是New才发一封Gmail跟催。设置要求建Leads表，列固定为Date, Name, Email, Phone, Message, Type, Urgency, Status，并在Settings填业务信息、reply-to和Slack频道。

这次做成什么

做一条可手工验收的线索练习流：webhook收单→Settings注入业务口径→AI只输出JSON标签和邮件稿→立即回信与Slack通知→Leads落表Status=New→Wait两日后按email查表→仍New才跟催。先用测试域名和测试邮箱，不接真实官网。

准备什么

• n8n测试实例与可POST的webhook测试URL
• OpenAI、Gmail、Slack、Google Sheets四类测试凭证
• 已建Google Sheet，含Leads页和指定八列标题
• 一个可收信的测试线索邮箱与团队Slack测试频道
• 业务设置草稿：公司名、服务范围、reply-to地址、语气要求

具体怎么做

1. 接收表单并校验

   Webhook设POST，路径如/leads-test；后接IF校验email含@、message长度大于5、name不为空。失败直接回400 JSON，不写表。成功用Set映射：received_at=当前时间，name、email、phone、message原样保留，email统一小写用于两天后查找。

2. 填Settings并调用AI

   建Settings节点放business_name、services、reply_to、slack_channel、tone。OpenAI节点输入lead+settings，要求严格输出JSON：type、urgency、reply_subject、reply_body、followup_body。后接JSON解析与校验，缺字段就把urgency=normal、type=other并标记needs_review=true，而不是让流程崩溃。

3. 立即输出三类结果

   Gmail用reply_body发给线索邮箱，reply_to用Settings值；Slack发name、email、type、urgency和“已发首封回信”状态；Google Sheets追加到Leads，Status固定New。三个动作建议分支出错也继续，但要记录send_status，避免因为Slack失败漏写表。

4. 两天后按状态跟催

   加Wait节点设2天，再用Google Sheets按email查找最新行；IF判断Status是否仍为New。是则Gmail发送followup_body并把该行Status改为Followed_up；若已是Replied、Closed或找不到行，则只记录skip_reason，不发第二封。整条跟催最多一次。

可直接复制的材料

你是{{business_name}}的售前助理。服务范围：{{services}}。根据线索输出严格JSON，不要Markdown，不要承诺折扣或真人已处理。字段：type只能是consulting|quote|support|partnership|other；urgency只能是low|normal|high，规则：提到“今天/紧急/无法使用/合同截止”为high，明确询价或预约为normal，泛泛了解为low。reply_subject不超过18字；reply_body中文120-220字，包含一个下一步问题；followup_body中文90-160字，语气更轻，只问是否还需要帮助。输出：{"type":"","urgency":"","reply_subject":"","reply_body":"","followup_body":"","needs_review":false}

{
  "settings": {"business_name": "示例云咨询", "services": "网站搭建、表单自动化、月度运维", "reply_to": "hello@example.test", "slack_channel": "#leads-test", "tone": "简洁专业"},
  "webhook_required_fields": ["name", "email", "phone", "message"],
  "sheets": {"tab": "Leads", "columns": ["Date", "Name", "Email", "Phone", "Message", "Type", "Urgency", "Status"], "status_default": "New", "followup_status": "Followed_up"},
  "wait": {"days": 2, "lookup_key": "email_lowercase", "send_followup_only_if_status": "New"}
}

Date,Name,Email,Phone,Message,Type,Urgency,Status
2026-10-06 10:00:00,赵测试,zhao.test@example.test,13800000000,想了解官网表单接入n8n，本周能报价吗,quote,normal,New

输入与输出示例

本站虚构演示，非OpenAI实际返回；未发送真实邮件。

输入

{"name":"赵测试","email":"Zhao.Test@example.test","phone":"13800000000","message":"官网表单老丢线索，本周能给出接入n8n的报价吗？比较急。"}

对应输出

{"type":"quote","urgency":"high","reply_subject":"表单接入报价","reply_body":"赵测试您好，已收到官网表单接入需求。为避免线索丢失，我们会先核对表单字段、接收webhook和通知渠道。请回复网站平台类型与期望上线时间，我们按示例流程整理报价范围。","followup_body":"赵测试您好，上次关于表单接入的报价还需要吗？若方便，请补充网站平台类型，我可继续整理。","sheet_status":"New"}

做完检查这些

• 缺少email或message过短的POST返回400，且不写Leads表
• email被转成小写后用于两天后查找，大小写变化不造成重复线索
• OpenAI输出缺字段时进入兜底needs_review，而不是导致整流停止
• 首封回信、Slack通知、写表三者都有独立send_status记录
• Status为Replied或Closed时，两天后不发跟催并写skip_reason
• Status为New时才发followup并把Status更新为Followed_up，且只发一次

容易卡住的地方

• 网站真实表单字段名若用fullname或content，必须在webhook后映射成name、email、phone、message
• Wait节点重启或流程停用可能影响两日后的唤醒，重要线索要有外部兜底提醒
• 两天期间人工改了Status大小写或空格，会导致回查判断失败
• Gmail测试账号对陌生收件人可能进垃圾箱，练习只用自有测试邮箱
• Slack频道写错或Bot未入群会让通知失败，不应阻断Sheets落表
• 紧急度规则是本站练习口径，正式上线前要用真实业务记录复核