用 WhatsApp 分派任务并跟踪进度

原文要点

原模板经 WAHA webhook 接收 WhatsApp 消息，按是否为主管 chat ID 分流：主管消息交给 OpenAI 代理读写 Google Sheets 的任务与联系人表并经 WAHA API 回复；员工必须引用原任务消息回复，代理从引用文本提取 Task ID，回写状态、截止时间与进展摘要；附带照片先下载再存 Google Drive，并连同图片转发给最多两位主管；两边会话历史存 Postgres。

这次做成什么

照着本页搭好这条 WhatsApp 任务分派与进度回写链路，并用本站设计的隔离测试方案（测试 WAHA 会话、合成联系人、模拟 webhook 请求）逐段验证主管派单、员工引用回复、照片归档三条路径，不碰真实客户号码。

准备什么

• 可公网访问的 n8n 实例，能复制生产 webhook URL
• 已部署的 WAHA 服务器及其 API key、会话名和一个测试用 WhatsApp 会话
• OpenAI 凭据，以及 Google Sheets、Google Drive、Postgres 三类连接凭据
• 含 Task 工作表的 Google 测试表格和一个存放照片证明的 Drive 测试文件夹

具体怎么做

1. 建任务表与 Drive 文件夹

   在 Google Sheets 建 Task 工作表，列含 Task ID、Assigned_To、Task_Details、Status、Due_Date、Reply_Summary、Last_User_Reply，另备联系人表；在 Drive 建测试文件夹并复制文件夹 ID 备用。

2. 配置四类凭据

   在 n8n 凭据页依次添加 OpenAI、Google Sheets、Google Drive、Postgres 连接，并在模板对应节点中选中；Postgres 用于保存主管与员工两边的会话历史。

3. 填配置值

   在模板的配置值处填 WAHA server URL、WAHA API key、session 名、主管与第二主管 chat ID、机器人自身 chat ID；把 YOUR_GOOGLE_SHEET_ID 换成测试表格 ID、YOUR_DRIVE_FOLDER_ID 换成测试文件夹 ID。

4. 接通 WAHA 回调

   复制该工作流的生产 webhook URL，在 WAHA 侧把测试会话的入站消息回调指向此地址，保存后发一条消息确认 n8n 收到执行记录。

5. 主管派单路径测试

   用主管测试号发派单消息，确认 OpenAI 代理在 Task 表新增行、查到联系人，并经 WAHA API 在 WhatsApp 回复确认。

6. 员工引用回复与照片测试

   员工测试号长按引用原任务消息再写进展；代理提取 Task ID 更新 Status、Due_Date、Reply_Summary、Last_User_Reply 并转发主管；附照片时走 Drive 上传分支并连同图片转发两位主管。

可直接复制的材料

{
  "WAHA_SERVER_URL": "https://waha.example.test",
  "WAHA_API_KEY": "替换为测试会话API密钥",
  "WAHA_SESSION": "session_test01",
  "SUPERVISOR_CHAT_ID": "491700000001@c.us",
  "SECOND_SUPERVISOR_CHAT_ID": "491700000002@c.us",
  "BOT_CHAT_ID": "491700000099@c.us",
  "GOOGLE_SHEET_ID": "替换为测试表格ID",
  "DRIVE_FOLDER_ID": "替换为测试文件夹ID"
}

Task ID,Assigned_To,Task_Details,Status,Due_Date,Reply_Summary,Last_User_Reply
T-1024,测试员工甲,检查仓库灭火器并拍照,待处理,2026-09-11,,
T-1025,测试员工乙,整理门店消防通道,进行中,2026-09-10,已清理北侧通道,北侧已清理南侧明天做

你是任务进度解析助手。输入包括两部分：被员工引用的原任务消息全文，以及员工本次回复全文。第一步，从被引用的原任务消息中提取任务编号（格式为大写 T 加连字符加四位数字）；若找不到任务编号，只输出 JSON {"found":false}。第二步，理解员工回复，判断任务状态，取值限：待处理、进行中、已完成、受阻。第三步，若回复中给出新的截止时间，以 YYYY-MM-DD 输出，否则输出 null。第四步，用一句不超过 50 字的中文概括进展。只输出一个 JSON 对象，字段依次为 task_id、status、due_date、summary，不要输出任何其他文字。

{
  "_说明": "本站合成示意，字段名需按实际 WAHA webhook 载荷核对",
  "event": "message",
  "session": "session_test01",
  "payload": {
    "from": "491700000010@c.us",
    "body": "已完成，现场照片一张",
    "quotedMessage": {"body": "任务 T-1024：检查仓库灭火器并拍照，截止 2026-09-11"},
    "hasMedia": true
  }
}

输入与输出示例

本站虚构演示，数字与文案均为设定，非模板实际运行结果。

输入

主管测试号发「把任务 T-1024 派给测试员工甲：本周五前检查仓库灭火器并拍照」；员工甲随后引用原任务消息回复「已完成，现场照片一张」并附一张测试照片

对应输出

Task 表 T-1024 行更新为 Status=已完成、Reply_Summary=员工甲称已完成并附现场照片、Last_User_Reply=已完成，现场照片一张；Drive 文件夹新增一张图片；两位主管收到转发「T-1024 员工甲 已完成：已检查仓库灭火器（附照片）」

做完检查这些

• 主管消息处理后 Task 表出现新行，且主管在 WhatsApp 收到代理的确认回复
• 员工未引用任务消息时，会收到一条提示其使用引用回复的 WhatsApp 消息
• 引用回复后对应 Task ID 行的 Status 与 Reply_Summary 被更新，主管收到格式化进展
• 附照片时 Drive 文件夹出现新文件，且两位主管都收到带图片的转发消息

容易卡住的地方

• 主管与机器人 chat ID 须与 WAHA 会话实际格式一致，填错会导致主管判定失败而落入员工分支
• 员工必须引用原任务消息，纯文本回复不会触发更新，只会收到提示
• YOUR_GOOGLE_SHEET_ID 与 YOUR_DRIVE_FOLDER_ID 不替换会导致表格读写和照片上传失败
• 本页提示词与测试数据为本站独立设计，WAHA webhook 字段名与节点参数需以原模板实际界面核对，本站未实测