n8n模板：Gmail发票自动核验、Slack审批并写入QuickBooks

原文要点

该n8n模板把Gmail里的供应商发票PDF变成已审批的QuickBooks账单：Gmail触发器捕获每封带PDF的邮件并逐封独立运行；PDF存入Google Drive后，一次Anthropic调用读出供应商、发票号、日期、金额、PO号、银行信息、明细行成固定JSON；再读Sheet的Vendors、Purchase orders、Invoice log三个标签并在QuickBooks Online按发票号查重，代码检查供应商、发件域、银行信息、算术、PO余额与重复，给出auto-approve/approve/hold。小额且PO匹配的自动批准，其余Slack私信审批人并限时，超限加第二审批人，提单人不能批自己的发票。结果记表、通报AP频道、打Gmail标签；银行信息变更只提醒财务，绝不回复发件人；可修复问题回复供应商要更正发票；每工作日早晨发到期与待办摘要；故障由错误触发器发Slack。

这次做成什么

搭建一条发票自动核验流水线练习：用一张虚构发票PDF走通「Claude抽取→台账核对→路由审批→QuickBooks建账单」全程，重点验证重复发票拦截和「提单人不能自批」两条规则。

准备什么

• Gmail、Google Drive、Google Sheets、Slack、QuickBooks Online账号各一
• Anthropic API密钥（n8n中配置为名为x-api-key的Header Auth凭据）
• 一个Google Sheet，按画布备注的表头建Vendors、Purchase orders、Invoice log三个标签，并填每个供应商的QuickBooks vendor ID与费用科目ID
• 收集Sheet ID、Drive文件夹ID、Slack用户与频道ID、Gmail标签ID、QuickBooks company ID

具体怎么做

1. 建台账Sheet

   按模板画布备注的表头创建三个标签：Vendors（含供应商名、发件域、银行信息、QuickBooks vendor ID、费用科目ID），Purchase orders（PO号、供应商、金额、已用余额、提单人），Invoice log（发票号、供应商、金额、状态、时间戳）。先各填2至3行虚构数据。

2. 填Settings节点与凭据

   在Settings节点填入Sheet ID、Drive文件夹ID、Slack审批人用户ID和AP频道ID、Gmail标签ID、QuickBooks company ID，以及自动批准上限（练习可设为500美元）和金额容差。连接五个OAuth凭据，并新建名为x-api-key的Header Auth凭据填Anthropic密钥。

3. 配置错误工作流与测试

   在Workflow settings里把本工作流设为自身的错误工作流。从「Each invoice starts here」节点用钉住的样例开始测试：第一次运行应走到审批或自动批准并在QuickBooks建账单；立即再跑一次同一样例，应因发票号重复被判hold——这是模板作者设计的重复拦截验证。

4. 验证审批与银行变更规则

   构造一张超过自动批准上限的虚构发票，确认Slack私信发给审批人且带时限，超过你的二级限额时加发第二审批人；把提单人设为审批人验证其不能自批。再构造一张银行信息与Vendors台账不符的发票，确认只提醒财务频道、绝不回复发件人。测试通过后取消钉住「Read the invoice with Claude」并激活Gmail触发器。

可直接复制的材料

{
  "sheet_id": "替换为你的Google Sheet ID",
  "drive_folder_id": "替换为发票存档文件夹ID",
  "slack_approver_user_id": "U0TEST12345",
  "slack_second_approver_user_id": "U0TEST67890",
  "slack_ap_channel_id": "C0TESTAP001",
  "gmail_label_ids": "替换为各结果标签ID",
  "quickbooks_company_id": "替换为QBO公司ID",
  "auto_approve_limit_usd": 500,
  "second_approval_limit_usd": 5000,
  "amount_tolerance_usd": 1
}

你是应付账款录入员。从所附发票PDF中提取信息，输出严格JSON，不要输出其他文字：{"vendor":"供应商全称","invoice_number":"发票号","invoice_date":"YYYY-MM-DD","due_date":"YYYY-MM-DD","currency":"三字母币种","total":数字,"po_number":"PO号，无则null","bank_details":{"account_name":"","account_number":"","routing":""},"line_items":[{"description":"","quantity":数字,"unit_price":数字,"amount":数字}]}。规则：金额必须为数字不带符号；line_items各amount之和应等于total，不等时在total字段仍填票面总额，不要自行改数；找不到的字段填null。

invoice_number,vendor,total_usd,status,logged_at
INV-2609-114,恒信办公用品,320.00,auto_approved,2026-10-05T09:12:00
INV-2609-115,明远印刷厂,4800.00,pending_approval,2026-10-05T09:13:30
INV-2609-114,恒信办公用品,320.00,hold_duplicate,2026-10-05T09:14:05

输入与输出示例

本站虚构演示，非真实运行结果；路由规则以模板Check and route代码为准。

输入

虚构发票PDF：供应商恒信办公用品，INV-2609-118，总额320.00美元，PO号PO-1042且PO余额充足，发件域与Vendors台账一致，银行信息一致

对应输出

核对结果JSON（示意）：{"vendor_match":true,"domain_match":true,"bank_match":true,"arithmetic_ok":true,"po_balance_ok":true,"duplicate":false,"route":"auto_approve"}；随后在QuickBooks生成对应账单，Invoice log记一行auto_approved，Gmail打上通过标签，AP频道收到通报

做完检查这些

• 同一钉住样例连跑两次，第二次因发票号重复被判hold并在Invoice log留痕
• 320美元小额PO匹配发票走auto_approve并在QuickBooks生成账单，明细行与发票行一一对应
• 4800美元发票通过Slack私信限时审批，且PO提单人不在审批人名单内
• 银行信息与台账不符的发票只触发财务提醒，全程不给发件人回邮件

容易卡住的地方

• Vendors表必须预填每个供应商的QuickBooks vendor ID和费用科目ID，否则建账单失败
• 三个Sheet标签的表头要照画布备注逐字复制，核对代码按列名读取
• 模板免费，但Anthropic与QuickBooks调用按各自计费；测试期先用钉住样例避免反复调API
• Gmail标签ID、Slack用户/频道ID要在各自平台提前查好，填错会静默漏通知
• 本页为按模板说明整理的实操方案，未导入实测；节点细节、限额语义以原模板为准