开会前自动汇总邮件上下文生成议程草稿

原文要点

原模板为n8n官方模板站免费工作流（Rahul Joshi），每15分钟由Schedule触发器拉取Google Calendar即将开始的会议，读取Google Sheets“Meeting Prep Log”表中的已处理事件ID去重；对每个新会议搜索近30天参会人的Gmail邮件摘要，连同会议信息交给OpenAI gpt-4o-mini生成Markdown议程与会前简报，然后创建一封发参会人的Gmail草稿、发Telegram提醒、把Event ID写回表格；流程出错时通过错误触发器向Slack和Telegram发告警。模板中表格ID、Telegram聊天ID等以占位符给出需自行替换。

这次做成什么

照着本指南在n8n里搭一条“会前自动生成议程草稿”流程：定时发现新会议→查重→抓取邮件上下文→AI生成议程→产出Gmail草稿+Telegram提醒→记录防重。本站给出分步搭建方案与独立练习配置，节点名以n8n界面为准。

准备什么

• 一个n8n实例（云版或自托管均可，版本含Schedule Trigger节点）
• Google账号及Calendar、Gmail、Sheets的OAuth2凭据
• OpenAI API密钥，能调用gpt-4o-mini
• Telegram Bot Token及两个聊天ID（本人提醒与管理员告警）
• Slack工作区OAuth2凭据及一个告警频道
• 一张含“Meeting Prep Log”标签页且首列为Event ID的Google表

具体怎么做

1. 建触发与查重段

   新建工作流，加Schedule Trigger设为每15分钟；接Google Calendar节点拉取即将开始的会议；再接Google Sheets节点读取“Meeting Prep Log”的Event ID列，用IF节点比较事件ID是否已存在，已存在则跳过。

2. 收集邮件上下文

   对每个未处理会议，用Gmail节点（Search Messages）按参会人邮箱和近30天时间范围搜索往来邮件，用Set或Code节点把各邮件摘要片段拼成一段“会议上下文”文本，和会议标题、时间、参会人放进同一字段。

3. AI生成议程

   接OpenAI节点选gpt-4o-mini，把会议信息与邮件上下文填入下方材料里的中文提示词，输出Markdown议程与会前简报。

4. 产出与回写

   用Gmail节点Create Draft以参会人为收件人、议程正文为邮件内容建草稿；Telegram节点向本人聊天ID发送格式化议程；Google Sheets节点Append把Event ID与会议标题追加进Meeting Prep Log。

5. 错误告警

   在工作流设置中指定Error Workflow：新建一条含Error Trigger的流程，分别接Slack节点（发到告警频道）和Telegram节点（发到管理员聊天ID），消息模板含出错节点名与错误信息。

可直接复制的材料

你是一名会议筹备助理。请根据以下信息生成一份Markdown格式的会前材料。

会议标题：{{ $json.summary }}
会议时间：{{ $json.start.dateTime }}
参会人：{{ $json.attendees }}
近30天相关邮件摘要：
{{ $json.emailContext }}

要求：
1. 先给“会议背景”一段，概述邮件往来中体现的最新进展与分歧点；
2. 再给“建议议程”，3至6条，每条注明建议时长（分钟）；
3. 然后给“待确认问题”，列出邮件中提到但未定论的事项；
4. 最后给“会前准备清单”，列出参会人应提前准备的材料；
5. 全文使用简体中文，语气正式，不要编造邮件中没有的事实。

Event ID,Meeting Title,Processed At
_demo_evt_001,季度预算评审会,2026-09-14 10:15
_demo_evt_002,供应商续约沟通会,2026-09-14 16:30

{
  "sheetId": "REPLACE_WITH_YOUR_MEETING_PREP_SHEET_ID",
  "telegramChatId": "REPLACE_WITH_YOUR_TELEGRAM_CHAT_ID",
  "adminTelegramChatId": "YOUR_ADMIN_TELEGRAM_CHAT_ID",
  "calendarWindowMinutes": 120,
  "gmailLookbackDays": 30,
  "openaiModel": "gpt-4o-mini"
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非作者流程实际运行结果；议程文字为示意，真实输出取决于你的邮件内容。

输入

日历中有一条新会议“产品定价讨论会”，明天14:00开始，参会人为chen@example.com和liu@example.com；Gmail近30天检索到3封往来邮件，主题分别是“定价方案v2反馈”“折扣权限确认”“下周会议时间敲定”，Meeting Prep Log中不存在该事件ID。

对应输出

Gmail草稿箱新增一封发两位参会人的草稿，正文含“会议背景：围绕定价方案v2的折扣权限尚有分歧”“建议议程：1. v2方案回顾（10分钟）2. 折扣权限边界（15分钟）3. 上线时间确认（10分钟）”等Markdown内容；Telegram收到同议程提醒；Meeting Prep Log追加一行“_demo_evt_003,产品定价讨论会,2026-09-15 14:05”。

做完检查这些

• 在日历建一个测试会议后，15分钟周期内Gmail草稿箱出现以参会人为收件人的草稿
• Meeting Prep Log中新增该事件ID后，下个周期不再重复生成草稿
• 把OpenAI密钥临时改为无效值触发错误，Slack告警频道与管理员Telegram均收到含节点名的告警
• Telegram提醒的议程内容与Gmail草稿正文一致

容易卡住的地方

• 六套OAuth2/API凭据（Calendar、Gmail、Sheets、Slack、Telegram、OpenAI）缺一不可，任何一套未连通流程都会中断
• Sheets表必须提前建好“Meeting Prep Log”标签页和Event ID列，否则查重与回写都会报错
• 占位符（表格ID、两个Telegram聊天ID、Slack频道）不替换会导致流程跑不通或告警发错人
• gpt-4o-mini调用按量计费，会议多、邮件多时注意用量
• 邮件检索按参会人地址匹配，会议里未留邮箱的参会人不会产生上下文