小票 OCR 加 AI 分类的报销自动化

原文要点

该模板由 WeblineIndia 发布在 n8n 官方模板库（编号 19130），免费。流程：n8n 表单接收小票文件与可选金额、备注；校验文件存在后上传 Google Drive 并送 Mindee OCR 排队，轮询取回商户、金额、日期、类别、小票号和原始文本；商户或金额缺失则 Slack 告警转人工；再交 OpenAI 分类（最终类别、公私属性、费用类型、置信度），低置信度拦截；按小票号加金额在 PostgreSQL 查重，重复则告警，否则入库并通知 Slack；另有每日定时任务查询消费统计发 Slack 看板。需配置 Mindee（HTTP Header Auth）、OpenAI、Slack、Google Drive OAuth、PostgreSQL 五套凭据，并自建含 14 列的 expenses 表。

这次做成什么

在自有 n8n 实例上复刻这条小票报销流水线：表单上传小票→OCR 提取→AI 分类→查重入库→Slack 通知，并附带每日汇总。因模板页面不提供逐项参数截图，本站给出一套可照着搭的节点顺序、建表 SQL、分类提示词与一条合成测试数据，未核实的界面选项标注为需在原模板核对。

准备什么

• 一个可登录的 n8n 实例（自托管或云版），能创建表单触发器与定时触发器
• Mindee 账号及 API Key（用于 HTTP Header Auth 方式调用 OCR）
• OpenAI API Key、Slack 工作区及应用凭据、Google Drive OAuth2 凭据
• 一个 PostgreSQL 数据库及建表权限，以及一个可写入的 Google Drive 文件夹

具体怎么做

1. 建表与凭据准备

   在 PostgreSQL 执行下文建表 SQL 创建 expenses 表（14 列与模板插入字段一致）。在 n8n 凭据页依次新建：Mindee 的 HTTP Header Auth（Header 名按 Mindee 文档为 Authorization，值为 Token 你的key，具体格式需在 Mindee 控制台核对）、OpenAI、Slack、Google Drive OAuth2、Postgres 五套凭据，全部用测试账号先连通。

2. 搭表单触发与文件校验

   新建工作流，添加 Form Trigger 节点，表单字段设为：receipt（文件，必填，限图片或 PDF）、amount（数字，选填）、notes（文本，选填）。后接 IF 节点判断二进制文件是否存在（表达式取 {{$binary.receipt}} 非空），不存在则走 Slack 告警分支提示重新上传。

3. 上传 Drive 并送 OCR

   IF 为真后接 Google Drive 节点（Operation 选 Upload，目标文件夹选你准备的测试文件夹），记录返回的文件链接。再接 HTTP Request 节点调用 Mindee 收据接口提交文件，随后用 Wait 节点加 HTTP Request 轮询取结果（模板采用排队后轮询的方式，具体轮询间隔与 model_id 需按你的 Mindee 模型在原模板核对）。OCR 返回失败时接 Slack 节点发告警。

4. 字段校验与 AI 分类

   用 Code 或 Set 节点从 OCR 结果中提取 merchant、amount、date、category、receipt_number、raw_text。IF 节点判断 merchant 和 amount 均非空，任一缺失则发 Slack 人工审核告警并终止该分支。通过后接 OpenAI 节点，粘贴下文分类提示词，要求输出 JSON（final_category、business_or_personal、expense_type、confidence），再接 IF 拦截 confidence 低于阈值（本站练习设 0.7，可按需调整）的记录进人工队列。

5. 查重入库与通知

   合并 OCR 字段、AI 分类结果与 Drive 链接后，用 Postgres 节点执行 SELECT 查重（按 receipt_number 与 amount 匹配）。查到重复走 Slack 告警；无重复则 INSERT 进 expenses 表并发 Slack 成功消息，消息里带上商户、金额、类别和票据链接。

6. 每日汇总看板

   另建一条路径：Schedule Trigger（每日一次，时间自定）→ Postgres 查询（按 category 分组求和、按 business_or_personal 统计）→ Slack 节点把结果排版成看板消息发送到指定频道。先用合成测试数据跑通整条链路再切换正式表单。

可直接复制的材料

CREATE TABLE IF NOT EXISTS expenses (
  id SERIAL PRIMARY KEY,
  amount NUMERIC(12,2) NOT NULL,
  user_id VARCHAR(64),
  merchant VARCHAR(255) NOT NULL,
  currency VARCHAR(8) DEFAULT 'CNY',
  expense_date DATE,
  category VARCHAR(64),
  subcategory VARCHAR(64),
  ai_category VARCHAR(64),
  business_or_personal VARCHAR(16),
  expense_type VARCHAR(64),
  confidence NUMERIC(4,3),
  receipt_number VARCHAR(128),
  raw_text TEXT,
  receipt_url TEXT,
  created_at TIMESTAMP DEFAULT NOW()
);
CREATE INDEX IF NOT EXISTS idx_expenses_dedup ON expenses (receipt_number, amount);

你是企业报销审核助手。根据下面的 OCR 小票信息，判断费用归类，只输出 JSON，不要输出任何其他文字。

小票信息：
商户：{{merchant}}
金额：{{amount}} {{currency}}
日期：{{date}}
OCR 原始文本：{{raw_text}}
员工备注：{{notes}}

输出格式（严格遵守）：
{"final_category":"餐饮|交通|住宿|办公用品|培训|差旅其他 之一","business_or_personal":"business|personal|unclear","expense_type":"一句话费用说明","confidence":0到1之间的小数}

判定规则：
1. 商户名含酒店、机票、铁路关键词的归为住宿或交通。
2. 金额明显异常（超过 5000 元或与商户类型不符）时 confidence 不得超过 0.5。
3. 文本无法支持任何判断时 final_category 填“差旅其他”，confidence 填 0.3。

-- 查重（Postgres 节点，参数化写法示意）
SELECT id FROM expenses
WHERE receipt_number = $1 AND amount = $2
LIMIT 1;

-- 合成测试数据（虚构，用于跑通流程）
-- merchant: 杭州云栖便利连锁(文三路店)
-- amount: 86.50
-- currency: CNY
-- expense_date: 2026-08-28
-- receipt_number: TEST-RC-20260828-001
-- notes: 项目组加班餐补采购

输入与输出示例

以上为本站虚构演示输出，未实际运行该工作流，Slack 消息格式需在自建节点中按此排版。

输入

员工在 n8n 表单上传一张虚构小票照片，OCR 后得到：merchant=杭州云栖便利连锁(文三路店)，amount=86.50，currency=CNY，expense_date=2026-08-28，receipt_number=TEST-RC-20260828-001，备注为“项目组加班餐补采购”。

对应输出

AI 分类返回 {"final_category":"餐饮","business_or_personal":"business","expense_type":"项目组加班餐补采购食品","confidence":0.88}；查重 SQL 返回 0 行；INSERT 成功；Slack 成功频道收到：“✅ 报销已入库｜杭州云栖便利连锁(文三路店)｜¥86.50｜餐饮｜置信度 0.88｜票据链接：https://drive.google.com/示例链接”。次日定时看板消息含：“昨日共 1 笔，合计 ¥86.50；分类：餐饮 1 笔；business 1 笔 / personal 0 笔”。

做完检查这些

• 上传一张测试小票后，Google Drive 目标文件夹内出现对应文件且链接可打开
• merchant 或 amount 为空时，流程不发 INSERT，只在 Slack 人工审核频道出现告警
• 重复提交同一 receipt_number 与 amount 时，第二次只收到重复告警，表内仍只有一条记录
• 每日定时触发后，Slack 看板消息中的合计金额与数据库 SELECT SUM(amount) 结果一致

容易卡住的地方

• Mindee 的鉴权头格式、model_id 和轮询间隔需以你的 Mindee 控制台为准，原模板页面未给出具体值，填错会导致 OCR 提取失败
• 低分辨率或反光的小票照片会让 confidence 偏低被拦截，这是模板设计行为而非故障，需要引导员工重拍
• Google Drive OAuth 凭据过期或目标文件夹未授权会导致上传失败，需在凭据页重新连接
• 查重依赖 receipt_number 与 amount 两个字段，OCR 没识别出小票号时查重失效，可能产生重复入库
• OpenAI 与 Mindee 调用均可能产生费用，练习时建议用少量测试图片