会议纪要自动拆解成任务并多端同步

原文要点

该 n8n 免费模板由 Intuz 发布，入口二选一：Fathom POST webhook 需 include_transcript=true，或监听 Google Drive 文件夹新转写文件；Drive 输入会下载并抽取 DOCX/PDF 文本。流程用 OpenAI GPT-4o 抽取 3 点摘要、决议、行动项、开放问题、风险并校验 JSON；再读 Google Sheets 名册匹配 name/aliases 到 jira_account_id 与 slack_member_id，解析相对到期日为 YYYY-MM-DD。每个行动项建 Jira 工单，回写 issue key；Notion 建含回顾与全文转写的页面；Slack 发回顾、负责人提及、到期日和 Notion 链接；未匹配负责人发警告，提醒表按小时调度在到期前 24 小时发送并标记 sent。

这次做成什么

在站内置办一套可手动复刻的“纪要→任务→多端同步”练习：不声称提供原模板可导入 JSON，而是用 n8n 画布按真实触发器→抽取→映射→建单→归档→提醒搭一遍，并用一条虚构转写验证字段。成果是一份字段映射表、OpenAI 抽取提示词、名册/提醒表结构和测试数据。

准备什么

• 一个可创建节点的 n8n 实例，能添加 Webhook、OpenAI、Google Sheets、Jira、Notion、Slack 节点
• OpenAI 可用密钥，且理解 GPT-4o 调用按 OpenAI 规则可能收费
• Google Drive/Sheets OAuth2、Jira Cloud、Notion 集成、Slack bot 均已创建并授权到测试空间
• 准备只含虚构人名与任务的测试转写，不使用真实客户录音

具体怎么做

1. 选一个真实入口并喂入测试转写

   练习先用 n8n 的 Webhook 节点模拟 Fathom POST，测试负载带 transcript 文本；若改用 Google Drive Trigger，就在设置里填受监听 folder ID，并确认新 DOCX/PDF 能被下载和抽文本。只启用一个入口，避免同一会议双跑。

2. 用 OpenAI 抽取结构化纪要并校验

   在 OpenAI 节点选 GPT-4o，提示词要求只返回 JSON，键固定为 summary_bullets,decisions,action_items,open_questions,risks；action_items 每项含 task,owner_raw,due_phrase。后接 Function/Code 节点解析 JSON，缺键或数组为空时路由到 Slack 警告，不进入建单。

3. 连接名册映射负责人与日期

   Google Sheets 读 roster：name,aliases,jira_account_id,slack_member_id。Code 节点把 owner_raw 与 name 或 aliases 小写匹配，命中则生成 jira_account_id 与 <@slack_member_id>；把“明天/周五前”等 due_phrase 解析成 YYYY-MM-DD，无法解析留空并标记 unmatched_due。

4. 建 Jira、写 Notion、发 Slack 回顾

   Jira 节点按 action_items 循环建 issue，字段映射 summary=task，description 附会议标题与原文片段，accountId 用匹配结果，duedate 用解析日期；返回 key 合并回记录。Notion 在已共享数据库建页，Title 用会议名，Date 用会议日期，正文放摘要、决议、风险、工单 key 与全文转写。Slack 发频道消息：每项含 <@成员>、Jira key、due_date、Notion URL；未匹配负责人另发警告。

5. 配置到期前 24 小时提醒

   开启提醒时，把 task,owner,slack_member_id,channel,jira_key,due_date,reminder_datetime,sent=false 追加到 reminders 表；另建 Schedule Trigger 每小时扫表，条件为 sent=false 且 reminder_datetime 已到，发 Slack 后把该行 sent 改为 true。测试时把 reminder_datetime 设为当前时间后几分钟，别用真实截止日。

可直接复制的材料

从给定会议转写中只输出一个 JSON 对象，不要 Markdown，不要解释。结构固定：{"summary_bullets":["恰好3条短句"],"decisions":[...],"action_items":[{"task":"动词开头","owner_raw":"转写中负责人称呼","due_phrase":"原文到期说法或空字符串"}],"open_questions":[...],"risks":[...]}。规则：不得发明转写没有的决定；行动项必须可执行；日期短语保留原文，不换算；人名只取转写出现称呼；若信息不足，数组给空。会议元数据：title={meeting_title}, date={meeting_date}。转写：{transcript}

{"roster_sheet":{"columns":["name","aliases","jira_account_id","slack_member_id"],"match_rule":"lower(owner_raw) 命中 lower(name) 或 aliases 中以逗号分隔的任一别名"},"reminders_sheet":{"columns":["task","owner","slack_member_id","channel","jira_key","due_date","reminder_datetime","sent"],"send_rule":"sent=false 且 reminder_datetime<=当前时间"},"jira":{"summary":"action_items.task","description":"meeting.title + 相关转写片段","accountId":"roster.jira_account_id","duedate":"解析后的 YYYY-MM-DD"},"notion":{"title":"meeting.title","date":"meeting.date","body":"summary/decisions/action_items/risks/full_transcript"},"slack":{"mention":"<@" + roster.slack_member_id + ">","unmatched_warning":"owner_raw 未匹配时不建负责人，只发警告"}}

{"meeting":{"title":"支付异常复盘","date":"2026-09-21"},"transcript":"林岚：昨天夜间退款回调有重复通知。周航：我负责在周五前加幂等键。林岚：陈苇确认告警阈值，明天给出是否误报。沈一：暂无决议，需要观察。决议：先不回滚上周补丁。风险：如果周三前没有幂等键，可能重复扣款。"}

输入与输出示例

本站虚构演示，非 Intuz 或作者运行结果；Jira key、Notion URL、Slack ID 均为占位。

输入

把上面的测试负载 POST 到练习 Webhook；期望 owner_raw“周航”在 roster 命中 name=周航，slack_member_id=U_TEST_01，jira_account_id=jira_test_zhou；“周五前”按会议日期 2026-09-21 练习解析为 2026-09-25。

对应输出

示意 n8n 执行后记录：action_items[0]={task:"加幂等键",owner_raw:"周航",jira_account_id:"jira_test_zhou",slack:"<@U_TEST_01>",due_date:"2026-09-25",jira_key:"PAY-101"}; Notion 页 Title=支付异常复盘；Slack 回顾含“<@U_TEST_01> PAY-101 due 2026-09-25”；reminders 追加 sent=false。陈苇若名册无别名，则触发未匹配警告。

做完检查这些

• OpenAI 节点输出可被 JSON.parse，且五个顶层键齐全，否则走警告分支
• 每个 action item 都生成唯一 Jira key，并回写到 Notion 与 Slack 消息同一记录
• owner_raw 未匹配时不填负责人，只在 Slack 发警告且不崩溃
• reminders 表新增行 sent=false，调度发送后同一行被改成 sent=true，不重复提醒

容易卡住的地方

• 原页面是免费模板说明，但不提供可导入 JSON 时本站不编造；需按节点手动搭建或导入原作者文件
• Fathom 与 Drive 只能选一个入口，include_transcript=true 与 folder ID 要核对
• Notion 数据库必须共享给集成，且至少有 Title，Date 可选，否则建页失败
• Slack bot 未进频道或成员 ID 错误会导致提及失败而非自动加人
• 相对日期解析容易错，周三前/周五前要固定会议日期作基准并允许空值
• GPT-4o、Jira/Slack/Notion/Google 可能另有额度或权限费用，别宣称整体免费