用n8n自动跟踪供应商合规文件到期并提醒

原文要点

这是作者Javed Iqbal发布的免费n8n模板，面向采购/合规团队：监视Google Drive中"Vendor Compliance Inbox"文件夹，新文件触发后先检查是否PDF（非PDF发Slack提示跳过）；下载PDF提取文本，用OpenAI分类并抽取供应商名、签发方、签发/到期日期、保额、摘要与置信度；与Google Sheets的Vendors表匹配供应商，校验后写入Documents表并把文件移到processed文件夹；缺到期日、低置信度、无供应商匹配等情况发Slack请人工复核。每天早上8点再跑一次合规检查，按等级（tier）要求评估各活跃供应商，结果写入Compliance Log表，通过Gmail给该补件的供应商发提醒，并把日报发给负责人、摘要发Slack。

这次做成什么

搭建供应商合规文件（如保险证明、资质证书）的到期自动跟踪：新PDF进收件文件夹即被抽取登记，每天早上按等级要求体检并发提醒。本站练习方案：先建三张Sheet与两个Drive文件夹，用一份虚构供应商表和一份合成PDF走通"上传→登记→复核提醒"链路，再开每日检查。

准备什么

• Google Drive、Google Sheets、Gmail的OAuth2凭据各一套
• Slack工作区及三个频道的接入凭据（不支持文件提醒、待复核提醒、每日摘要）
• OpenAI API密钥（抽取与分类用，按量计费）
• 一个n8n实例并已导入该模板

具体怎么做

1. 建Sheet与Drive文件夹

   建一个Google Sheet，包含三个标签页：Vendors、Documents、Compliance Log；在Drive建两个文件夹：监视用的收件文件夹和归档用的processed文件夹。所有Sheets节点选中同一表格，Drive触发器选中收件文件夹。

2. 连接五套凭据并选频道

   依次为Google Drive、Sheets、Gmail、Slack、OpenAI节点绑定凭据；在对应节点选择三个Slack频道分别接收非PDF跳过、待复核、每日摘要消息。

3. 填写Configuration与规则

   在Configuration节点填公司名、合规收件邮箱、负责人邮箱、提醒窗口（到期前几天提醒）与testMode；按公司要求调整等级（tier）规则中各级供应商必须具备的文件类型。

4. 用虚构数据走通上传链路

   Vendors表先填入本站示例的两家虚构供应商；把一份合成合规PDF（可用文本工具生成，内容为虚构证书）拖入收件文件夹，确认Sheets的Documents表新增一行（供应商、签发日、到期日、保额、置信度），且文件被移到processed。

5. 触发复核与每日检查

   再传一份故意缺到期日的PDF，确认Slack收到待复核提醒且该条目标记需人工处理；手动执行每日8点的检查分支，确认Compliance Log追加评估结果、该补件的供应商收到Gmail提醒、负责人收到日报。

可直接复制的材料

vendor_name,tier,contact_email,status
云杉物流有限公司,1,ops@yunshu-example.com,active
岚桥包装株式会社,2,purch@lanqiao-example.com,active

合规证明文件
供应商名称：云杉物流有限公司
签发机构：东海保险经纪（虚构）
文件类型：商业责任保险证明
签发日期：2026-01-15
到期日期：2027-01-14
保额：人民币500万元
摘要：覆盖运输途中第三方人身与财产损害责任。

输入与输出示例

本站虚构演示，说明预期行为；抽取字段名与置信度阈值以模板实际节点为准，本站未运行。

输入

Vendors表含两家虚构供应商后，把上方合成PDF放入收件文件夹；随后再传一份删去"到期日期"行的反例PDF。

对应输出

第一份：Documents表新增一行——供应商"云杉物流有限公司"、签发2026-01-15、到期2027-01-14、保额500万元、置信度如0.9，文件移入processed；每日检查中该供应商在tier 1要求下判定合规。第二份：Documents行置信度较低或到期日为空，Slack收到"待复核"消息指出缺到期日，负责人日报中列入需补件清单。

做完检查这些

• 非PDF文件进入文件夹时Slack收到跳过提示且不写Sheets
• 合规PDF上传后Documents表出现完整一行且文件被移到processed
• 缺到期日或低置信度的文件触发Slack待复核提醒而非静默入库
• 每日检查把评估结果追加到Compliance Log，并向该补件的供应商发出Gmail提醒

容易卡住的地方

• 三个Sheet标签页名称必须与模板中引用的完全一致（Vendors/Documents/Compliance Log），否则节点报错
• OpenAI抽取依赖PDF文本可读，扫描件若无文字层会抽取失败或低置信度
• 等级规则是模板作者设计的示例，必须按你公司的实际合规要求改写后再启用提醒邮件
• testMode开启时行为可能与正式模式不同，上线前确认其取值；给供应商发真实邮件前先用内部邮箱验证