采购流程缺步骤自动检测并给补救建议

原文要点

这是一个免费的n8n模板：Google Sheets触发器每分钟监视“Procurement Events”页的新增或更新行，先标准化并校验字段（event_id、procurement_id、event_type任一为空就直接回写错误结果）；再到“Workflow State”页查该采购单当前状态、到“Procurement Steps”页读取必需步骤清单（required为yes才算），比对已完成步骤找出缺失环节；发现缺口就写入“Gap Log”页并把上下文发给OpenAI（模板用gpt-4.1-nano）生成结构化补救建议；校验AI响应后路由成恢复任务或人工复核任务写入“Workflow Results”页，同时用Gmail把缺失步骤和建议动作通知requester_email。原文附详细故障排查表。

这次做成什么

搭一条采购流程缺口自动检测线，并用五个Sheet页和虚构事件数据验证：正常完整流程不产生任务、缺步骤产生恢复任务、AI响应异常时落到人工复核。

准备什么

• 一个Google账号及Sheets OAuth2凭据，准备一个含五个页的测试表格
• OpenAI API密钥，确认账号可用gpt-4.1-nano模型，会产生费用
• Gmail发送凭据及一个测试收件邮箱
• n8n实例并能导入该免费模板

具体怎么做

1. 建五个Sheet页并填列

   建一个测试表格，含五个页：Procurement Events（列：event_id、procurement_id、event_type、event_status、timestamp、amount、currency、requester_email）、Workflow State（procurement_id、completed_steps等）、Procurement Steps（step_key、step_name、step_order、owner_role、success_event_type、required）、Gap Log、Workflow Results。列名与模板节点映射保持一致，导入后逐个节点核对。

2. 连接凭据并指向表格

   在n8n新建Google Sheets、OpenAI、Gmail三个凭据；把全部Google Sheets节点的spreadsheet ID和页名指向你的测试表；确认OpenAI节点模型为gpt-4.1-nano且账号可用。

3. 录入必需步骤清单

   在Procurement Steps页录入采购生命周期步骤，例如：po_created→approval→goods_receipt→invoice_received→payment，每行把required填yes，success_event_type填对应的事件类型（如PO_APPROVED）。required为空的步骤会被忽略。

4. 投放三条测试事件

   在Procurement Events页依次录入：A单完整走完所有步骤的事件序列；B单只有po_created和invoice_received、缺approval和goods_receipt；C单的event_type留空。等触发器每分钟轮询或手动执行，观察三条记录的不同走向。

5. 核对路由与通知

   检查：C单在Workflow Results中被写为错误结果；B单在Gap Log中有一条缺口记录、Workflow Results中有恢复任务或人工复核任务，Gmail收到发给requester_email的通知含缺失步骤名和建议动作；A单不产生任何任务。若B单被路由成人工复核，查看AI节点原始输出是否为合法JSON且action在支持范围内。

可直接复制的材料

你是采购流程恢复顾问。采购单{{ $json.procurement_id }}当前缺少必需步骤：{{ $json.missingSteps }}，已完成步骤：{{ $json.completedSteps }}，金额{{ $json.amount }}{{ $json.currency }}。请给出补救建议，只返回JSON：{"action":"recover"或"manual_review","missing_step_key":"...","recommendation":"给申请人的一句话中文建议","priority":"high或medium或low"}。如果缺失步骤不在可自动恢复范围内，action用manual_review。

step_key,step_name,step_order,owner_role,success_event_type,required
po_created,创建采购单,1,buyer,PO_CREATED,yes
approval,主管审批,2,manager,PO_APPROVED,yes
goods_receipt,收货确认,3,warehouse,GOODS_RECEIVED,yes
invoice_received,收到发票,4,finance,INVOICE_RECEIVED,yes
payment,付款,5,finance,PAYMENT_DONE,yes

event_id,procurement_id,event_type,event_status,amount,currency,requester_email
EV-001,PO-2001,PO_CREATED,done,45000,INR,buyer-demo@example.com
EV-002,PO-2001,INVOICE_RECEIVED,done,45000,INR,buyer-demo@example.com
EV-003,PO-2002,,done,8000,INR,buyer-demo@example.com

输入与输出示例

本站虚构演示，AI返回为示例设定值，非实际运行结果

输入

PO-2001只有PO_CREATED和INVOICE_RECEIVED两条事件，approval与goods_receipt的required均为yes；amount为45000 INR；AI返回{"action":"recover","missing_step_key":"approval","recommendation":"请主管在审批系统补录PO-2001的审批记录","priority":"high"}。

对应输出

Gap Log写入一条PO-2001缺口记录（missing：approval、goods_receipt）；AI响应通过JSON校验且action为recover，Workflow Results写入一条恢复任务，route_status为valid；Gmail向buyer-demo@example.com发出通知：缺失步骤approval，建议补录审批记录。EV-003因event_type为空被直接写为错误结果，不进入AI节点。

做完检查这些

• event_id、procurement_id、event_type任一为空的事件在Workflow Results中被标为错误且不调用OpenAI
• required列为空的步骤不参与缺口判定，只统计required为yes的步骤
• AI返回非合法JSON或action不受支持时自动落入人工复核任务而不是流程报错
• Gmail通知收件人取自行内requester_email，缺该值时不发送并在结果中体现

容易卡住的地方

• Google Sheets触发器按分钟轮询，新建行后可能最多等一分钟才进入流程，测试时用手动执行更快
• Workflow State页必须有对应procurement_id的记录，否则取不到状态，流程无法比对
• amount用JavaScript Number()转换，含逗号或货币符号的字符串会变成NaN，录入时用纯数字
• currency为空会被默认值顶替，测试行里显式填币种
• gpt-4.1-nano需在账号可用模型范围内，不可用会在AI节点报错，先确认
• AI建议被当作人工复核通常是因为响应不是合法JSON或步骤不在allowedSteps支持范围，按原文故障表排查