自动挽回沉默客户项目的跟进流程

原文要点

原模板说明每周一09:00按工作流时区读取Airtable“Client Projects”，按last_touch算沉默天数，10+天未触达才进入挽回；缺失或畸形last_touch会邮件提醒内部地址。没有沉默项目则在Discord发all clear。对沉默项目用OpenAI生成提到项目名和阶段的简短邮件，经Gmail发给客户，回写Touch Log并更新last_touch，再发一行Discord摘要。每周五16:00汇总健康指标，由OpenAI写周报并发Gmail和Discord。

这次做成什么

做成“周一自动挽回沉默客户+周五健康周报”的双调度练习；不复制原文件，用Airtable两张表、OpenAI邮件提示词、Gmail/Discord输出和一条合成客户数据跑通分支，明确10天阈值与回写链路。

准备什么

• Airtable base含Client Projects与Touch Log，字段至少project_id,status,last_touch,client_email,project_name,stage,log_id
• Airtable personal access token，且base ID与两张表名在读取、追加、更新节点一致
• Gmail OAuth2发件邮箱，内部告警收件人与周五摘要从收件人已确认
• Discord webhook凭据和目标频道，可发all clear、单行摘要、周报
• OpenAI API凭据，模型与温度在节点内选择，邮件风格可按品牌调整

具体怎么做

1. 建Airtable结构

   Client Projects建project_id主键、status、project_name、stage、client_email、last_touch日期；Touch Log建log_id、project_id、sent_at、channel、subject、snippet。放两条合成项目，一条last_touch为15天前，一条为3天前。

2. 周一检查与数据告警

   Schedule Trigger设周一09:00；读取Client Projects中status=active；Code节点算daysQuiet=floor((now-last_touch)/86400000)。last_touch为空或无法解析的项目进入内部Gmail告警分支，不进入客户外联。

3. 沉默分支写邮件

   daysQuiet>=10才调用OpenAI生成subject/body，必须引用project_name和stage；Gmail发给client_email。发送成功才追加Touch Log，log_id用project_id+时间戳，随后更新Client Projects.last_touch为当天。

4. 无沉默与每票摘要

   若过滤后数组为空，Discord发all clear；每成功发送一封，Discord发一行含project_id、天数、主题哈希后四位的摘要，避免把客户邮箱全文贴进频道。

5. 周五健康周报

   第二个Schedule Trigger设周五16:00；读取活跃项目数、本周Touch Log数、仍>=10天沉默数、畸形日期数，OpenAI压缩成120字内周报，Gmail发内部、Discord发同文。

可直接复制的材料

你是客户成功助理。根据输入JSON写一封简短中文 check-in 邮件，字段有project_name,stage,client_first_name,daysQuiet。要求：语气自然不催单；明确提到项目名和当前阶段；承认已约{{daysQuiet}}天未同步；给一个低负担下一步，例如回复1确认照常、回复2需要调整、回复3暂停；不要承诺交付日期，不要提折扣。只输出JSON：{"subject":"...","body":"..."}，body不超过180字，可含换行。输入：{{$json.project}}

{"bases":{"appDemoClientOps":{"tables":{"Client Projects":{"fields":{"project_id":"text primary","status":"singleSelect active|paused|done","project_name":"text","stage":"singleSelect discovery|build|review|launch","client_email":"email","last_touch":"date"}},"Touch Log":{"fields":{"log_id":"text primary","project_id":"link to Client Projects","sent_at":"dateTime","channel":"singleSelect gmail|discord|alert","subject":"text","snippet":"longText"}}}}},"n8nMapping":{"read":"status=active","quietIf":"daysQuiet>=10","badDateIf":"!last_touch || isNaN(Date.parse(last_touch))","writeBack":"Touch Log append then Client Projects.last_touch=today"}}

project_id,status,project_name,stage,client_email,last_touch
CP-1001,active,北岸咖啡会员小程序,review,li@example.test,2026-08-18
CP-1002,active,澄光瑜伽预约页,build,chen@example.test,2026-08-30
CP-1003,active,无日期异常项目,discovery,ops@example.test,

输入与输出示例

本站虚构演示，未实际发送邮件或写Airtable；输出用于核对字段对应。

输入

周一读取到CP-1001沉默15天且邮箱有效；CP-1002沉默3天；CP-1003的last_touch为空。

对应输出

CP-1001生成主题"北岸咖啡会员小程序 review 阶段小确认"，正文提到15天未同步并给回复1/2/3选项；Gmail发出后Touch Log新增TL-CP-1001-202609020900，Client Projects.last_touch更新为2026-09-02，Discord发"check-in CP-1001 15d subj#a91f"。CP-1002不发，CP-1003只发内部数据告警。

做完检查这些

• 周一09:00触发后，status非active或last_touch在10天内的项目不进入OpenAI节点
• last_touch为空/畸形的项目只进入内部告警，不会向client_email发信
• 每封客户邮件发送成功后才有Touch Log追加，随后才更新last_touch，顺序不能反
• 安静周Discord只收到all clear，周五16:00另收到含活跃数、本周触达数、仍沉默数的摘要

容易卡住的地方

• 时区不一致会让周一09:00和10天判定漂移，统一用workflow timezone并在Code里显式取当天零点
• 先更新last_touch再发信失败会造成假触达，必须发送成功后才回写
• Discord摘要别放完整邮件正文和客户隐私，只放行级状态
• OpenAI、Gmail、Airtable、Discord均可能有配额或费用，模板免费不代表服务免费
• last_touch若用字符串而非日期字段，解析分支会误报，需统一字段类型