每周自动汇总团队站会进展并邮件发送周报

原文要点

原工作流来自TeamRetro发布在n8n模板库的免费模板：TeamRetro站会完成时通过webhook触发，去重并跳过无成员更新的站会，把当天纯文本记录存入名为standup_days的n8n Data Table（列含date、day、team、standup、people、transcript）；每周五下午4点取出最近N天（默认7天）的记录按团队分组，交给OpenAI（GPT-5 Mini）生成含进展、遗留阻塞、下周风险三板块的Markdown周报，转HTML后经Gmail发给配置的收件人，同时删除四周前的旧行控制表体积。需在TeamRetro开启Standup Completed webhook并把签名密钥配进触发节点。

这次做成什么

在自有n8n里实现：TeamRetro站会结束自动落库，每周五下午自动按团队生成Markdown周报、转HTML并用Gmail群发，同时定期清理旧数据。本站提供独立的周报提示词、表结构和一条合成测试数据，搭建时按原模板节点逐项核对。

准备什么

• TeamRetro账号，且套餐支持webhook集成并能开启Standup Completed事件
• 一个可接收外部webhook的n8n实例（生产URL可被TeamRetro访问）
• n8n中创建Data Table的权限（或使用对应版本的内置数据表功能）
• OpenAI API凭据，账号需可访问GPT-5 Mini或改用你可用的聊天模型
• Gmail OAuth凭据，且该邮箱允许代表团队发送周报

具体怎么做

1. 在TeamRetro配置webhook

   在TeamRetro的集成设置中新建webhook，事件选Standup Completed，URL粘贴n8n触发节点的生产webhook地址（注意是生产URL而非测试URL），保存后拿到签名密钥，回填到n8n的TeamRetro Trigger节点的密钥字段。先在TeamRetro里手动完成一场测试站会，确认触发节点能收到事件。

2. 建立standup_days数据表

   在n8n中新建名为standup_days的Data Table，列结构为：date（日期）、day（星期）、team（团队名）、standup（站会名称）、people（参与人）、transcript（当天纯文本记录）。列名与原模板保持一致，后续查询节点按这些列名读写，改名会导致取数失败。

3. 落库前去重并过滤空站会

   在触发器后加判断逻辑：用webhook的交付ID或站会ID查standup_days是否已有记录，有则直接跳过（TeamRetro可能重复投递）；再检查该站会是否有任何成员更新，没有更新的不写入。通过检查后，把成员发言拼成一段纯文本transcript，连同日期、团队等字段插入一行。

4. 配置周五定时汇总

   用Schedule Trigger设为每周五16:00触发。之后查询standup_days中最近7天（天数在报告设置中可调）的行，按team字段分组，每个团队得到一段本周站会合集文本。收件人列表和天数这两个值集中在报告设置节点里改，不要散落在各处。

5. 用OpenAI生成Markdown周报

   对每个团队的合集文本调用OpenAI聊天节点，使用下方材料中的提示词，要求输出固定三板块：本周进展、遗留阻塞、下周风险，Markdown格式。随后用Markdown转HTML节点转换，接Gmail节点发送给该团队对应的收件人，主题建议含团队名和日期区间。模型名以原模板默认（GPT-5 Mini）为准，若你的账号不可用请整体替换并回归测试。

6. 清理四周前旧数据

   在发送成功后加一个删除步骤：计算当前日期减28天的边界，删除standup_days中date早于该边界的所有行，防止表无限膨胀。把清理放在发送之后，避免周报还没生成就把本周数据误删。

可直接复制的材料

你是一名工程团队助理。下面是某团队本周多次站会的纯文本记录合集。请据此生成一份Markdown周报，严格使用以下三个二级标题，顺序不变：
## 本周进展
按主题归并成员的已完成事项，每条一行要点，不写空话。
## 遗留阻塞
列出本周被提到但到周尾仍未解除的阻塞，注明卡了几天（如记录中可判断）。
## 下周风险
根据未完成的依赖和计划推断下周风险，每条说明影响对象。
要求：只使用记录中出现的信息，不编造事项；每条要点不超过30字；没有内容的小节写「本小节无」。
站会记录：
{{ $json.transcript }}

{"date":"2026-10-12","day":"Monday","team":"支付组","standup":"每日站会","people":"林岚,周启","transcript":"林岚：完成了退款接口的单元测试，今天开始接对账模块；阻塞是测试环境的证书过期，已提工单。周启：联调支付回调，等网关组提供新的回调地址；计划周四前完成。"}

{
  "recipients": {
    "支付组": ["pay-team@example.com"],
    "网关组": ["gateway-team@example.com"]
  },
  "days": 7,
  "retentionDays": 28
}

输入与输出示例

本站虚构演示，非OpenAI实际输出，数字与输入记录一一对应。

输入

standup_days中支付组本周两行记录：周一林岚完成退款接口单测、被测试环境证书过期阻塞，周启等网关组回调地址；周三林岚证书问题已解除并接入对账模块，周启仍在等回调地址

对应输出

# 支付组周报（10.12-10.16）
## 本周进展
- 退款接口单元测试完成并接入对账模块
- 支付回调联调推进中
## 遗留阻塞
- 网关组新回调地址未提供，已卡约3天
## 下周风险
- 回调地址若继续延迟，将影响支付回调联调整体收尾

做完检查这些

• 在TeamRetro手动完成一场测试站会后，standup_days能新增一行且字段完整、transcript为纯文本
• 同一场站会重复投递webhook时只落库一次，无成员更新的站会不产生新行
• 手动触发周五节点后，每个团队各收到一封HTML邮件，含进展、遗留阻塞、下周风险三个板块
• 邮件中的事实均能在当周站会记录里找到，不出现记录之外的事项
• 清理步骤执行后，28天前的行被删除而本周行保留

容易卡住的地方

• 触发节点必须用生产webhook URL，测试URL只在编辑器监听时有效，TeamRetro在非测试时段触发会丢事件
• 签名密钥不配或填错会导致webhook校验失败，事件根本进不了流程，排错时先看触发节点是否有执行记录
• GPT-5 Mini的可用性取决于你的OpenAI账号，账号不支持时需整体替换模型并重测输出格式
• 无成员更新的站会若不去重过滤，会在表里积累空行并污染周报，务必保留这两道闸
• Gmail OAuth凭据过期或收件人邮箱写错会导致发送静默失败，建议先发到自己的测试邮箱验证
• 清理逻辑若误用大于号方向或时区不一致，可能删掉本周数据，上线前用合成旧行验证边界