订单邮件自动提取成CSV并登记入表

原文要点

原模板流程是：Gmail每分钟触发，按MIME把带附件订单与其他邮件分流；附件先下载、上传OpenAI Files、建向量库并挂文件，轮询处理完成后用GPT-4o-mini做file search抽取订单头与明细JSON；拆行转CSV上传Google Drive，抽取报错时改走Chat Completions兜底，再把CSV链接与客户/订单字段追加到Google Sheets。另有转发iPaper文本订单的第二条解析管线。

这次做成什么

在n8n搭一条“订单邮件→结构化JSON→CSV→Drive→Sheets日志”的可演示流程；本站提供独立练习方案，用合成订单邮件和隔离测试凭据复刻主干，不声称已运行原模板。

准备什么

• 一个可收发测试邮件的Gmail账号及n8n Gmail OAuth2凭据
• OpenAI API key，且账号可用Files/vector stores/Chat Completions
• Google Drive测试文件夹ID与Google Sheets测试表ID
• n8n可访问Gmail、OpenAI、Drive、Sheets四类凭据权限
• 仅供练习的合成订单PDF/文本，不含真实客户隐私或密钥

具体怎么做

1. 建触发与分流

   在n8n新建Workflow，放Gmail Trigger，轮询间隔设1分钟，过滤主题如ORDER/PO；后接Switch按message.mimeType或attachments是否存在分两路：带附件进AI抽取，无附件但主题含iPaper进文本解析。

2. 处理附件订单

   带附件分支用Gmail Download Attachment取文件，HTTP Request走OpenAI Files上传；再调vector stores创建库并attach file，随后设Wait/Loop轮询file status直到completed，失败超过次数进人工异常表。

3. AI抽取并兜底

   用OpenAI节点/Responses风格请求GPT-4o-mini，启用file search，输出严格JSON：header与items数组；若返回error字段或JSON校验失败，路由到Chat Completions，用邮件正文+附件文本重抽，仍失败写入Sheets的ERRORS标签。

4. 生成CSV并登记

   用Code节点把items展开成行，字段映射orderRef,poNumber,orderDate,customerName,email,phone,address,sku,qty,unitPrice；Convert to CSV后上传Google Drive到测试文件夹，取webViewLink；Sheets Append Row写入name,email,phone,address,Order REF,PO Number,Order Date,Google File Link,status。

可直接复制的材料

你是订单结构化抽取器。只允许使用已挂载向量库文件和当前邮件内容，禁止推测。输出必须为合法JSON，不要Markdown。结构：{"header":{"orderRef":"","poNumber":"","orderDate":"YYYY-MM-DD","customer":{"name":"","email":"","phone":"","address":"","county":""}},"items":[{"sku":"","description":"","qty":0,"unitPrice":0,"currency":"USD"}],"error":null}。规则：缺字段留空字符串或0；qty与unitPrice必须是数字；若无法可靠抽取，返回{"header":null,"items":[],"error":"无法抽取:原因"}。

Subject: ORDER PO-8842 ACME RETAIL
Hello Sales,
Please process order REF ORD-2026-0917, PO Number PO-8842, order date 2026-09-02.
Customer: Acme Retail LLC, buyer@example.test, +1-555-0100, 12 Harbor Rd, Travis County.
Lines:
SKU IPA-6PK, Hoppy IPA 6 pack, qty 20, unit price 11.50 USD
SKU LAGER-24, Classic Lager case, qty 8, unit price 24.00 USD
Thanks.

{"driveFolderId":"REPLACE_TEST_DRIVE_FOLDER_ID","sheetId":"REPLACE_TEST_SHEET_ID","sheetTab":"Order Log","appendColumns":["name","email","phone","address","Order REF","PO Number","Order Date","Google File Link","status"],"csvHeader":["orderRef","poNumber","orderDate","customerName","email","phone","address","sku","qty","unitPrice","currency"],"gmailFilter":"subject:(ORDER OR PO OR iPaper) newer_than:1d","errorTab":"ERRORS"}

输入与输出示例

本站虚构演示，未运行原模板；逗号地址在CSV内需按RFC加引号。

输入

用上方测试订单正文作为无附件邮件，主题为ORDER PO-8842 ACME RETAIL，触发后应抽出2条明细并生成CSV。

对应输出

CSV关键行：orderRef,poNumber,orderDate,customerName,email,phone,address,sku,qty,unitPrice,currency\nORD-2026-0917,PO-8842,2026-09-02,Acme Retail LLC,buyer@example.test,+1-555-0100,"12 Harbor Rd, Travis County",IPA-6PK,20,11.50,USD\nORD-2026-0917,PO-8842,2026-09-02,Acme Retail LLC,buyer@example.test,+1-555-0100,"12 Harbor Rd, Travis County",LAGER-24,8,24.00,USD；Sheets追加status=OK且Google File Link指向Drive测试CSV。

做完检查这些

• Gmail Trigger只捕获测试主题，不误抓取真实收件箱其他邮件
• AI输出通过JSON.parse且items为数组，qty/unitPrice为数字
• Drive中出现同名订单CSV且Sheets新增同一orderRef日志
• error非空时进入兜底，兜底失败写入ERRORS而非静默丢单
• 测试结束后删除OpenAI Files/向量库与Drive CSV，隔离凭据未用于生产

容易卡住的地方

• Gmail触发过滤器过宽会抽错发票、营销邮件，应先限定标签和测试时段
• OpenAI Files与向量库可能产生费用，且处理完成前必须轮询而非立即查询
• Google Sheets列名不一致会导致Append Row错位或空字段
• 原模板没有提供下载文件时，本站不伪造可导入n8n JSON，仅给可照做映射
• CSV含逗号、换行、多币种时要做转义，否则下游表格会串列