Vapi语音 agent 的通话中工具调用与通话记录归档

原文要点

这是Thomas Abraham发布的免费n8n模板：一个webhook同时接Vapi的通话中工具调用与通话结束报告。工具调用按函数名分流到查Google Calendar空档、在Google Sheets查客户、追加留言，未知函数返回安全回包，并按Vapi要求的{results:[{toolCallId,result}]}格式立即响应；结束报告则写入Sheets的Calls页，扫描转写与摘要里的跟进关键词，命中才用Gmail发提醒。配置集中在CalendarId、AlertEmail、SlotLengthMinutes、TransferMessage、FollowUpKeywords。

这次做成什么

给Vapi语音agent搭一个n8n后端：通话中支持check_availability、lookup_customer、log_request三个工具，通话结束后自动归档到Sheets并按关键词发Gmail跟进提醒。

准备什么

• 一个n8n实例和Vapi账号，能创建assistant并设置Server URL
• Google Calendar、Google Sheets、Gmail三份n8n凭据
• 一个已建好Customers、Requests、Calls三个标签页（含匹配表头）的Google Sheets
• 在Vapi中定义check_availability、lookup_customer、log_request工具（可选transfer_call）

具体怎么做

1. 建表与凭据

   在Google Sheets建一个表格，含Customers（如name、phone、email、notes列）、Requests（如timestamp、caller、message列）、Calls（如callId、callerNumber、summary、transcript、flagged列）三个标签页。在n8n分别创建Google Calendar、Google Sheets、Gmail凭据，并把模板里所有Google Sheets步骤中的YOUR_SPREADSHEET_ID替换成你的表格ID。

2. 填Agent Config

   打开Agent Config节点：CalendarId填用于查空档的日历ID，AlertEmail填跟进提醒收件邮箱，SlotLengthMinutes填预约时段长度（如30），TransferMessage填转人工提示语，FollowUpKeywords填触发提醒的关键词表（如["报价","投诉","回电"]）。

3. 激活并接入Vapi

   激活工作流，复制生产webhook URL，粘贴到Vapi assistant的Server URL。在Vapi侧按名称逐个定义check_availability、lookup_customer、log_request三个工具（需要自定义转接话术再加transfer_call），工具参数与模板分流逻辑保持一致。

4. 端到端自测

   先用curl模拟一次工具调用（用下面artifact的测试负载），确认响应是{results:[{toolCallId,result}]}结构；再模拟一次end-of-call报告，确认Calls页新增一行，且摘要含关键词时AlertEmail收到Gmail提醒、不含时只归档不发信。

可直接复制的材料

{
  "message": {
    "type": "tool-calls",
    "call": { "id": "call_test_001", "customer": { "number": "+8613800000000" } },
    "toolCallList": [
      {
        "id": "toolcall_9f1a",
        "function": {
          "name": "check_availability",
          "arguments": { "date": "2026-10-12", "timeRange": "14:00-17:00" }
        }
      }
    ]
  }
}

{
  "followUpKeywords": ["报价", "投诉", "回电", "退款", "签合同"],
  "scanFields": ["transcript", "summary"],
  "matchMode": "contains-any",
  "caseSensitive": false,
  "onMatch": "send-gmail-alert",
  "onNoMatch": "archive-only"
}

输入与输出示例

本站虚构演示，时段结果来自假设的日历空档，并非真实Google Calendar查询结果。

输入

curl POST上面artifact的测试负载：toolCallList中函数名为check_availability，参数date=2026-10-12、timeRange=14:00-17:00，来电号码+8613800000000。

对应输出

webhook立即返回示意：{"results":[{"toolCallId":"toolcall_9f1a","result":"2026-10-12 14:30、15:30、16:00 三个时段可约，每段30分钟。"}]}；同时本次调用不写入Calls页，因为只有end-of-call报告才归档。

做完检查这些

• 工具调用响应严格为{results:[{toolCallId,result}]}结构，且toolCallId与请求中的id一一对应，否则Vapi无法把结果交回给语音agent
• 发送一个未知函数名（如delete_everything）的工具调用，流程返回安全回包而不是报错或执行任何动作
• 模拟摘要含『报价』的end-of-call报告：Calls页新增一行且AlertEmail收到提醒；不含关键词时只归档、收件箱无新邮件
• CalendarId指向错误日历时不崩溃，并在结果或执行日志中可见失败原因

容易卡住的地方

• 必须在n8n激活后用生产webhook URL配置Vapi的Server URL，测试URL在Vapi真实呼入时不生效
• Customers/Requests/Calls三个标签页和列名要与模板一致，任何一处YOUR_SPREADSHEET_ID没替换都会让对应分支失败
• 关键词是子串匹配，像『回电』会命中『回电话』，配置时要考虑误命中导致的提醒泛滥
• 模板只负责查空档并发提醒，不会替你在日历里真正创建预约事件