学校通知邮件自动提炼成家长摘要

原文要点

WeblineIndia在n8n.io发布的免费工作流模板19317：每小时用Gmail触发器检查指定标签新邮件，判断有无附件，下载附件并从PDF提取文字，提取失败时准备兜底文本继续；把最终文本块生成稳定指纹，到Google Sheets查重；新通知交Google Gemini抽取日期、费用、待办等结构化字段并生成短版与详细版两份摘要，追加写入Sheets后用Gmail把排版好的摘要发给家长邮箱。设置需连接Gmail、Gemini、Sheets三份凭据，更新表格ID、表名、列和收件人地址。

这次做成什么

在自己的n8n里搭好这条流程：指定标签的学校通知邮件进来自动去重、结构化提炼、登记并发出家长摘要。免费模板可下载，但原模板节点参数未在页面公开，本文给出独立设计的练习配置与测试数据，界面字段以你导入后所见为准。

准备什么

• 一个可自托管或云端的n8n实例并能访问模板页n8n.io/workflows/19317
• 可开启OAuth的Google账号，含Gmail与Google Sheets权限
• Google AI Studio的Gemini API密钥（Gemini服务可能产生费用）
• 一个用于练习的Google表格和一个测试用家长收件邮箱

具体怎么做

1. 导入模板并核对节点链

   在n8n画布右上角菜单选Import from URL，粘贴https://n8n.io/workflows/19317导入。导入后逐节点核对：Gmail Trigger→判断是否含附件→下载附件→提取PDF文字→兜底文本→生成指纹→Sheets查重→Gemini提炼→Sheets追加→Gmail发送。页面未公开节点参数，名称以导入后实际为准，不要凭记忆连线。

2. 配置Gmail触发器标签

   打开Gmail Trigger节点，连接Gmail OAuth凭据，把Label设为接收学校通知的标签（先在Gmail里建好如SchoolNotices并给测试邮件打上）。保持轮询间隔为每小时，避免频繁拉取。

3. 配置Sheets查重表

   在Google Sheets新建表格，工作表建列：fingerprint、noticeDate、fee、actionItems、shortDigest、detailedDigest、receivedAt。把电子表格ID（URL里/d/与/edit之间的部分）和两个Sheets节点的表名、列映射改为此表。查重节点按fingerprint列查找，命中则流程终止不推送。

4. 配置Gemini提炼节点

   在Gemini节点连接API密钥凭据，在节点内选择模型（原文未指定型号，按你账号可用项选），把提示词换成下方材料中的提炼提示词，输入变量接上游拼好的最终文本块，要求输出JSON。

5. 改收件人并跑测试

   把末尾Gmail发送节点的收件人改成测试家长邮箱，主题与正文模板里引用shortDigest和detailedDigest。给测试邮箱发一封带下方合成PDF文字的通知邮件并打标签，手动Execute Workflow观察各节点输出。

可直接复制的材料

你是一名帮家长读学校通知的助手。下面是学校通知PDF提取出的文字（可能不完整）。只依据原文，输出一个JSON对象，字段如下：
noticeDate：通知中提到的活动或截止日期，YYYY-MM-DD格式，多个用逗号分隔，没有则填"未提及"；
fee：涉及的金额与用途，如"校服费120元"，没有则填"无"；
actionItems：家长需要做的事，数组，每条一句话，没有则填空数组；
shortDigest：不超过60字的家长摘要，口语化；
detailedDigest：150字以内的详细摘要，保留时间、地点、对象。
不要编造原文没有的信息。只输出JSON，不要加解释或代码块标记。
通知原文：
{{ $json.finalText }}

阳光小学教务处通知
各位家长：学校定于2026年10月16日（周五）下午2:00在体育馆举行秋季运动会，请一、二年级学生由一名家长陪同参加。请于10月10日前将回执交回班主任。本次运动会需统一穿着校服，未购买校服的学生请缴纳校服费120元至财务处窗口或扫码支付。运动会当天学校不提供午餐，请为孩子准备饮水和简便食物。

{"spreadsheet":"你的Google表格ID","sheetName":"CircularLog","columns":["fingerprint","noticeDate","fee","actionItems","shortDigest","detailedDigest","receivedAt"],"dedupeKey":"fingerprint","appendMapping":{"fingerprint":"{{ $json.fingerprint }}","noticeDate":"{{ $json.gemini.noticeDate }}","fee":"{{ $json.gemini.fee }}","actionItems":"{{ $json.gemini.actionItems }}","shortDigest":"{{ $json.gemini.shortDigest }}","detailedDigest":"{{ $json.gemini.detailedDigest }}","receivedAt":"{{ $now.toISO() }}"}}

输入与输出示例

本站虚构演示输出，模拟Gemini按提示词应返回的JSON结构，非实际调用结果。

输入

标签SchoolNotices下收到一封带附件的通知邮件，PDF提取文字为：阳光小学定于2026年10月16日下午2:00举行秋季运动会，10月10日前交回执，校服费120元。

对应输出

{"noticeDate":"2026-10-16,2026-10-10","fee":"校服费120元","actionItems":["10月10日前将回执交回班主任","未购校服者缴纳120元校服费","运动会当天为孩子准备饮水和简便食物"],"shortDigest":"10月16日下午2点秋季运动会，一二年级需一名家长陪同，10月10日前交回执。","detailedDigest":"学校定于2026年10月16日（周五）下午2:00在体育馆举行秋季运动会，一、二年级学生由一名家长陪同。10月10日前交回回执，需穿校服，未购买者缴校服费120元。当天不提供午餐，请备饮水和食物。"}

做完检查这些

• 同一封测试邮件再次触发时，查重节点命中fingerprint，流程不发第二封摘要邮件
• Gemini节点输出是合法JSON且五个字段齐全，noticeDate含2026-10-16
• Sheets中新追加一行的shortDigest与最终发出的家长邮件正文一致
• 删掉附件或使PDF无法提取时流程仍走兜底分支不中断报错

容易卡住的地方

• 模板页未公开节点内部参数，表达式里的finalText等字段名必须以导入后实际数据为准
• Gmail触发器默认每小时轮询，作者流程本身是每小时检查，别指望即时到达
• 扫描件PDF无文字层会触发兜底文本，提炼质量会下降，需人工核对
• Gemini与Google API调用可能产生费用并有配额限制，练习用隔离测试表格