n8n模板：用Vapi语音前台自动查档期、预约并记录来电

原文要点

该n8n工作流接收Vapi语音助手的工具调用webhook：解析出工具名、工具调用ID和参数后按工具名分流。checkAvailability读取Google日历近期事件，按可配置的营业时段规则算出可约空位，以含ISO时间戳的可朗读JSON回给语音助手；bookAppointment在指定开始时间创建日历事件、向Google Sheets追加预约记录并邮件通知店主；takeMessage把留言记入表格并转发邮件；非工具事件返回空确认。需在Vapi建三个server tools，名称与参数为checkAvailability（无参）、bookAppointment（customerName、phoneNumber、service、startTime）、takeMessage（callerName、phoneNumber、message）；时区、营业时间、工作日、时段长度、提前量在代码节点的CONFIGURE块里改。模板基于作者为英国居家护理服务商做过的生产系统。

这次做成什么

把Vapi语音助手变成电话前台：来电人问档期能实时报出空位，确认后直接写入日历并通知店主，无人预约的留言也自动记录。练习方案：先在n8n里用合成的工具调用payload逐条测通三个分支，确认日历事件、表格行、邮件各就各位，再去Vapi后台配置正式助手。

准备什么

• Vapi账号和一个语音助手，能添加server tools并指向webhook URL
• Google Calendar凭证，模板默认使用primary日历
• Google Sheets一份，含Timestamp、Type、Caller Name、Phone、Details、When六列表头
• SMTP凭证用于给店主发预约与留言通知邮件
• n8n实例已发布该工作流，拿到生产webhook地址

具体怎么做

1. 建来电登记表

   新建Google Sheet，第一行写入六个表头：Timestamp、Type、Caller Name、Phone、Details、When。两个Sheets节点都指向这份文档的同一工作表，Type列区分booking与message两类记录。

2. 配置营业时段规则

   打开Compute Open Slots代码节点的CONFIGURE块，设置时区（如Asia/Shanghai）、每天开门与打烊时间、工作日、时段长度SLOT_MINS、最短提前量和一次报出的空位个数。预约时长必须和Create Event节点的事件时长保持一致，否则日历事件和口头承诺对不上。下方给出本站编写的独立示例代码供理解逻辑，原模板代码以其画布为准。

3. 配置三个工具分支

   流程收到POST后先标准化Vapi负载，取出工具名与参数进Switch节点：checkAvailability分支读日历近期事件、算空位、返回可朗读JSON；bookAppointment分支按startTime创建日历事件、追加表格、发邮件；takeMessage分支追加表格、发邮件、回确认；其余事件回空确认。填好日历、Sheets、SMTP三处凭证和两个邮件节点的收发地址。

4. 用合成payload逐分支测试

   在n8n测试执行里向webhook POST下方的bookAppointment合成payload，应看到日历新增事件、表格新增一行、店主收到邮件；再测checkAvailability应返回含ISO时间戳的空位列表。

5. 在Vapi配置三个server tools

   在Vapi助手后台新建三个server tools，URL都填生产webhook地址：checkAvailability无参数；bookAppointment带customerName、phoneNumber、service、startTime四个参数；takeMessage带callerName、phoneNumber、message三个参数。用Vapi的测试通话功能各触发一次。

可直接复制的材料

[
  {"name": "checkAvailability", "description": "查询最近可预约的空位", "parameters": {"type": "object", "properties": {}}},
  {"name": "bookAppointment", "description": "在指定时间创建预约", "parameters": {"type": "object", "properties": {
    "customerName": {"type": "string"},
    "phoneNumber": {"type": "string"},
    "service": {"type": "string"},
    "startTime": {"type": "string", "description": "ISO 8601时间，来自checkAvailability返回的选项"}},
    "required": ["customerName", "phoneNumber", "service", "startTime"]}},
  {"name": "takeMessage", "description": "记录来电留言", "parameters": {"type": "object", "properties": {
    "callerName": {"type": "string"},
    "phoneNumber": {"type": "string"},
    "message": {"type": "string"}},
    "required": ["callerName", "phoneNumber", "message"]}}
]

// CONFIGURE 块：按业务修改
const CONFIGURE = {
  TIMEZONE: "Asia/Shanghai",
  OPEN_HOUR: 9,
  CLOSE_HOUR: 18,
  WORK_DAYS: [1, 2, 3, 4, 5],   // 周一至周五
  SLOT_MINS: 60,
  MIN_NOTICE_HOURS: 2,
  OFFER_COUNT: 3
};
// 逻辑：从『现在+最短提前量』起，逐SLOT_MINS扫描未来7天，
// 跳过非工作日与非营业时段，与已拉取的日历事件比对冲突，
// 收集满OFFER_COUNT个空位后返回，每项含ISO startTime与可读文本。

{
  "message": {
    "type": "tool-calls",
    "toolCallList": [{
      "id": "call_test_001",
      "name": "bookAppointment",
      "arguments": {
        "customerName": "测试客户王芳",
        "phoneNumber": "+8613800000000",
        "service": "首次到店咨询",
        "startTime": "2026-10-08T14:00:00+08:00"
      }
    }]
  }
}

输入与输出示例

本站虚构演示，空位为按示例规则手工推演的结果，未实际运行工作流。

输入

上午10点有来电问『最近哪天下午有空？』，语音助手调用checkAvailability；配置为营业9点到18点、工作日、时段60分钟、最短提前2小时、报3个空位，日历中10月8日14点到15点已有事件。

对应输出

返回给Vapi的可朗读JSON：{"spoken": "最近的可约时间是：10月8日周四中午12点、下午1点，和10月8日下午3点。您想约哪一个？", "options": [{"startTime": "2026-10-08T12:00:00+08:00", "label": "10月8日中午12点"}, {"startTime": "2026-10-08T13:00:00+08:00", "label": "10月8日下午1点"}, {"startTime": "2026-10-08T15:00:00+08:00", "label": "10月8日下午3点"}]}。上午10点来电加2小时最短提前量，空位从12点开始计算；14点选项因已有日历事件被排除。

做完检查这些

• POST合成的bookAppointment payload后，primary日历在指定startTime出现新事件且时长与SLOT_MINS一致
• 同一请求在Sheet新增一行，Type为booking，六个列均有值，店主邮箱收到预约通知
• checkAvailability返回的每个option都含ISO格式startTime，且全部晚于『当前时间+最短提前量』、不与现有日历事件冲突
• takeMessage分支新增Type为message的表格行并触发邮件，且回给Vapi确认文本
• 发送非工具调用类事件（如状态通知）时流程返回空确认，不产生任何日历、表格或邮件副作用

容易卡住的地方

• Create Event节点的事件时长若忘记与SLOT_MINS同步，口头承诺的时段长度和日历占位会不一致
• 模板默认用primary日历，多人共用门店日历时需改为指定日历ID，否则约到私人日历上
• 时区配置错误会让语音助手报出的时间和实际营业时间整体偏移，跨国团队尤其要查CONFIGURE里的TIMEZONE
• Vapi里工具名或参数名与Switch分支不一致时调用会落入默认分支，看似成功实则什么都没发生
• webhook必须用生产地址，测试地址在Vapi侧不会持续生效
• 作者说明模板源自真实生产系统，但不同业务的预约规则需自行改造，未核实的界面与参数以原模板画布为准